Fallstudie: Hybrides Event "Wahl zur Kultur Hauptstadt 2025"


Es ist in heutigen Zeiten während der Corona Krise gar nicht so einfach, ein Event verlässlich zu planen. Zu häufig ändern sich die Anordnungen des Bundes und der Länder zum Umgang mit Corona. Besonders betroffen von den sich schnell ändernden Kontaktbeschränkungen sind Events und Konferenzen.
Ein hybrides Event - also einige der Teilnehmer können am Veranstaltungsort präsent sein und die anderen werden vom Homeoffice zugeschaltet - kann in der Planung besser an die sich häufig wechselnden Anforderungen angepasst werden.
Als vor einem Jahr mit der Planung der Wahl der Kulturhauptstadt begonnen wurde, war dieses Event als Präsenzveranstaltung geplant, die ins Internet übertragen werden sollte. Im späten Sommer dieses Jahres wurde klar, daß dies so nicht durchführbar war. Bildmischer Berlin bot zu diesem Zeitpunkt schon das Konzept des hybriden Events an, so daß die Umplanung mit dem Auftraggeber "Kulturstiftung der Länder" kein Problem war.
So konnte die Veranstaltungsplanung nun laufend an die sich ändernden Bedingungen angepasst werden. Zum finalen Zeitpunkt konnten aufgrund der verschärften Corona-Lage im Oktober nur der Moderator und 2 der Redner im Pressesaal des Europäischen Hauses in Berlin Mitte anwesend sein.
Zu den 5 Bewerberstädten und zu 2 weiteren Jury-Mitgliedern wurden Schaltungen mit Konferenz-Software aufgebaut. Die Herausforderung war, daß am Anfang des Events für jeweils ca. 30 Sekunden in die Bewerberstädte geschaltet werden sollte. Somit mussten die Schaltungen dahin permanent anliegen. Insgesamt mussten 7 Schaltgäste (5 Städte und 2 Redner) permanent schaltbar gehalten werden.
In den Städten waren jeweils Public Viewing Events aufgebaut, was aufgrund der dortigen Beschallungen und der damit verbundenen Rückkopplung-problematik besondere Herausforderungen für uns bereit hielt.
Schon am Abend vorher wurden die Schaltungen in die Bewerberstädte eingerichtet und geprobt, was einen großen Gewinn an Sicherheit für die Durchführung des Events auf beiden Seiten brachte.
Der Livestream des Events sollte in Deutsch und von vor Ort mit einer Dolmetscherin übersetzt auch in Englisch zum Youtube-Channel der Kulturstiftung gesendet werden.
Schliesslich sollte noch der Bayerische Rundfunk und die ARD von uns mit einem Livefeed in TV-Qualität versorgt werden, diese wollten in ihren Regionalprogrammen teils live senden und auch selber weitere Livestreams auf ihren Webseiten anbieten.
Mit Bildmischer Berlin und der tollen Planungarbeit der Kulturstiftung der Länder lief das Event perfekt. Auch die Schaltungen zu den Städten funktionierten auf den Punkt. Zum spannenden Finale verkündete die zugeschaltete Jury-Vorstzende Sylvia Amann von ihrem Homeoffice aus der Schweiz die Entscheidung der Jury: Chemnitz!
Wir gratulieren!